Séminaire stratégique : idées reçues et bonnes pratiques

Depuis quelque temps, nous sommes régulièrement sollicités pour animer des séminaires stratégiques dans des entreprises à Rennes, et plus largement en Bretagne. Cela nous ravit, car nous sommes persuadés que c’est une démarche utile et puissante pour les entreprises. En revanche, nous nous rendons compte que beaucoup d’erreurs sont faites. Qu’il y a un mélange, d’idées reçues non justifiées (“une journée à coller des post-its”), et d’attentes démesurées (“on va transformer l’entreprise en une journée”), au sujet de ces séminaires. 

Nous avons donc pris la plume pour partager notre vision du séminaire stratégique, les bonnes pratiques, et les erreurs à éviter.

Étape 1 – Définir l’objectif du séminaire

C’est la première clé, et la principale. S’il ne devait y avoir qu’une chose à retenir de cet article, c’est qu’il est absolument indispensable de définir les objectifs d’un séminaire.

Pourquoi souhaitons-nous organiser ce séminaire ?

Avec quoi souhaitons-nous en ressortir ?

Les objectifs peuvent être divers, la stratégie étant un champ très large. Il peut s’agir de retravailler collectivement sur les fondations de l’entreprise (avec l’exercice du blason par exemple), d’étudier des opportunités business, de définir la vision de l’entreprise à 3-5 ans, ou encore de définir le plan d’actions et les projets des années à venir.

Le tout sans oublier un autre objectif du séminaire, qui est d’impulser une dynamique au sein d’un collectif, et de mobiliser l’ensemble des participants à un projet commun, celui de l’entreprise.

Étape 2 – Choisir les participants (dirigeants, membres du CODIR, salariés,…)

Le collectif justement. Quel est-il ? Qui le compose ? Dans certains cas, la réponse est facile : les associé.e.s, les membres du CODIR, tout le monde. Dans d’autres, notamment lorsque la démarche est très nouvelle, les choses sont moins claires.

Par exemple, nos clients nous demandent fréquemment notre avis sur la participation de telle ou telle personne. En toute transparence, nous n’avons pas la réponse à cette interrogation. En revanche, voici une liste de questions à se poser (et que nous posons à nos clients qui nous sollicitent sur le sujet) pour choisir les personnes à intégrer dans la démarche :

– Cette personne va-t-elle apporter des éléments, un regard, complémentaires aux autres participants ?
– Cette personne est-elle déjà impliquée sur les types de décisions qui vont être prises pendant le séminaire ?
– Si non, le sera t-elle à l’avenir (et le séminaire est le lancement de cette implication) ?
– Qu’est-ce qui vous fait dire que cette personne doit participer au séminaire ?
– À l’inverse, qu’est-ce qui vous fait dire que cette personne ne doit pas participer ?

Lorsque vous aurez répondu à ces questions, le tout en ayant en tête les objectifs du séminaire, vous aurez probablement votre réponse.

Étape 3 – Définir les moyens alloués

Le séminaire, ce n’est pas de la magie. Si vous avez des ambitions, des attentes fortes vis-à-vis de ce séminaire, mais que vous ne souhaitez pas y accorder plus d’une demi-journée, vous foncez droit dans le mur. Et nous vous conseillons plutôt de ne rien faire plutôt que d’enclencher une démarche qui aura de très grandes chances d’être contre-productive.

Il est en effet capital de mobiliser des moyens cohérents avec les objectifs, comme sur tous les autres sujets de l’entreprise. Il faut savoir investir. Et le principal investissement que vous ferez pour ce séminaire, c’est du temps (et le coût associé à ce temps). Le temps des personnes qui vont préparer le séminaire, le temps des personnes qui vont y participer, et tout le temps qui sera nécessaire pour retravailler ce qui sortira de votre séminaire pour l’intégrer dans l’entreprise et mettre en œuvre (ne faites pas l’erreur, vous aussi, de vous arrêter aux post-its).

Étape 4 – Intégrer le séminaire dans une démarche plus globale

Des mots, toujours des mots, rien que des mots. Voilà ce que de nombreuses personnes impliquées lors de séminaires nous disent. Il est très (trop) fréquent d’entendre des personnes en avoir une vision très négative, notamment parce que les 2-3 derniers séminaires auxquels ils ont participé n’ont rien donné. Qu’il ne s’est rien passé après.

Et c’est dramatique. Car non seulement l’investissement que vous avez fait n’a abouti à rien, mais il est en plus contre-productif et démotivant.

Pour éviter cela, il faut voir plus loin que le séminaire, plus haut. Le séminaire doit en effet n’être qu’une brique d’une démarche plus large. Il peut avoir un rôle clé (et c’est souvent le cas), mais il ne doit pas être isolé. En amont, vous avez tout ce travail préparatoire, qui est l’objet de cet article, et qui a souvent un impact sur d’autres dynamiques dans l’entreprise. Et en aval du séminaire, il faut :

– Poursuivre le travail, pour réussir à faire la difficile bascule entre la réflexion et l’action (c’est là tout l’enjeu de la stratégie)

– Accompagner le changement, souvent nécessaire lorsque la stratégie évolue (évolution des méthodes de travail, du management, ré-organisation,…)

– Suivre le changement, en mettant par exemple en place un point mensuel pour s’assurer qu’au-delà de l’opérationnel dans l’entreprise, les différents chantiers stratégiques suivent bien leur cours

– Sans oublier l’importance capitale de la communication auprès des équipes, qu’elles aient été ou non impliquées dans le séminaire

Pour résumer, si un projet de séminaire émerge au sein de votre entreprise, vous devez vous demander : Pourquoi (les objectifs), Qui, Comment (les moyens) et Quoi (le rôle du séminaire dans une démarche globale). Au-delà de la qualité du séminaire et des échanges qui y auront lieu, vous aurez déjà mis en place les ¾ des ingrédients qui feront le succès de votre séminaire en travaillant ces 4 points. À l’inverse, un séminaire non cadré court à l’échec.